Gelul in de ruimte

Column voor het CommunicatieForum, gem. Amsterdam

"Ja, en dan een donkere zaal, van die moodboards met planeten, sterren, raketten enzo... En dan muziek van David Bowie: Space Oddity....". Collega's Sylvia, Sarah en ik waren in een brainstorm, nee, zeg maar een brainmeteorietenstorm beland. Een Open Space-bijeenkomst in West leek ons geweldig. Past ook helemaal bij Het Nieuwe Werken. Welke ruimte was het beste? Gingen we verkleed als de bemanning van Starship Enterprise? To boldly go where no ambtenaar has gone before? En wat gingen we serveren? Plakkie spacecake?

We draafden door. Even terug naar de aarde. Want, wat hield Open Space ook alweer in? Een paar maanden geleden waren we met z'n drieën bij zo'n Open Space-bijeenkomst. Geen idee wat het inhield. Ik verwachtte zoiets als de immer populaire markt waar je vrij rond mag lopen om informatie te halen bij guitig aangeklede stands, waar je pennen, stressballen en andere gadgets verzamelt en waar een hoop gelul in de ruimte is. Niets van dat alles: een grote zaal met een grote stoelenkring. Geen kraampjes, geen moodboards, geen Bowie, Spock en ook geen cake. Wel een goede facilitator en een paar heldere regels:

1. Je bent hier omdat je ervoor kiest. Zij die er niet zijn, hebben hun energie ergens anders voor nodig.
2. Iedereen draagt zelf onderwerpen aan. Je bepaalt samen het programma. Welke onderwerpen kiezen we? Wat kan geschrapt?

3. Deelnemers die geen onderwerp aandragen - en dat zijn er altijd veel meer dan de mensen die een onderwerp inbrengen - kunnen aanschuiven, meepraten, rondfladderen.

4. Bij Open Space geldt de wet van de twee voeten: heb je niets meer te halen of te brengen, dan mag je weggaan om bijvoorbeeld aan te sluiten bij een ander groepje. Als het klaar is, is het klaar. Je mag dus ook je eigen 'vergaderingetje' opheffen.
5. Iedereen die een onderwerp aandraagt, zorgt zelf voor verslaglegging, nog tijdens de bijeenkomst.

Wat verfrissend! Vooral die voetenwet. Die zou je eigenlijk altijd moeten toepassen. Hoeveel vergaderingen kun je niet kwalificeren als Gelul In De Ruimte? Hoe heerlijk is het dan om te zeggen: "Sorry, ik heb niets meer te brengen of te halen; de Wet van de Twee Voeten gebiedt mij om de zaal te verlaten en mijn energie elders in te zetten." Ik heb deze wet inmiddels al een paar keer toegepast. Je moet het even durven en de eerste paar keer kijken ze je aan alsof je van een andere planeet komt. Maar zodra je die eerste stap hebt gezet, gaat er een wereld voor je open.

Laaiend enthousiast keerden we terug naar West. Een paar dagen later zaten we aan ons vergadertafeltje, even een lekker potje te lullen in de ruimte, om daarna spijkers met koppen te slaan en onze eerste Open Space in te plannen voor mei. Die avond draaide ik David Bowie: "Now it's time to leave the capsule, if you dare..."

Ook een Open Space organiseren? Kies een groot overkoepelend thema, bijv. De Nieuwe Ambtenaar. Zorg voor veel deelnemers, want alleen dan werkt het optimaal. Hier lees je meer:

http://www.kalibercommunicatie.nl/procesbegeleiding-open-space/